Die Überstunden-Falle: Warum Mehrarbeit die Lage verschlimmert

Wenn zu viel Arbeit da ist, arbeiten Kanzleien länger. Das wirkt sofort und funktioniert ein paar Wochen. Danach kehrt sich der Effekt um: mehr Fehler, mehr Nacharbeit, weniger Tempo – und ein Team, das dauerhaft im Rückstand lebt.

Die Mechanik der Falle

1. 01Phase 1: Der Puffer verschwindetÜberstunden füllen zuerst genau die Zeit, in der sonst geordnet, geprüft und besprochen wurde.
2. 02Phase 2: Die Nacharbeit wächstMüde Arbeit erzeugt Rückfragen und Korrekturen. Jede Korrektur kostet mehr als die ursprüngliche Sorgfalt gekostet hätte.
3. 03Phase 3: Der Rückstand wird normalWeil immer Rückstand ist, wird nichts mehr priorisiert. Alles ist dringend, also entscheidet die Lautstärke.
4. 04Phase 4: Menschen gehenErst innerlich, dann tatsächlich. Jeder Abgang kostet die Kanzlei ein Vielfaches der eingesparten Stunden.

Die echte Kapazität berechnen

Fast jede Kanzlei plant mit Bruttostunden und wundert sich über den Herbst. Realistisch sind pro Vollzeitkraft rund 25 bis 30 produktive Fachstunden pro Woche – der Rest geht in Telefonate, Abstimmung, Verwaltung, Einarbeitung und Unterbrechungen. Das ist kein Mangel, das ist Kanzleialltag.

Vier Wege aus dem Dauermodus

• Verschieben: Fristverlängerungen früh und systematisch beantragen statt als letzten Notausgang.
• Verlagern: Zulieferung an Mandanten zurückgeben – Belegvorsortierung, digitale Übergabe, Standardlisten.
• Verringern: Mandate mit schlechtem Verhältnis von Aufwand zu Honorar anpassen oder beenden.
• Vereinfachen: einen schriftlichen Ablauf pro Standardfall. Das spart mehr Stunden als jedes neue Programm.

Was Führung konkret tun kann

Ohne Führungsentscheidung endet keine Überstundenkultur. Drei Dinge wirken: eine sichtbare Kapazitätsrechnung, eine ausgesprochene Priorität („Diese Fälle zuerst, der Rest wartet mit Ansage“) und Vorbild bei der Arbeitszeit. Solange die Kanzleileitung um 20 Uhr Mails schreibt, gilt das als Maßstab – unabhängig davon, was gesagt wird.

Und für dich persönlich

Wenn du die Struktur nicht änderst, kannst du zumindest deine eigene Zahl kennen. Notiere zwei Wochen lang deine Stunden und die tatsächlich erledigten Fälle. Diese Zahl ist dein stärkstes Argument – im Gespräch mit der Leitung und gegen die eigene Vorstellung, du müsstest nur schneller sein.

Mehr Stunden lösen kein Kapazitätsproblem. Sie verschieben es in den nächsten Monat – mit Zinsen.